Dokumentacja i instrukcja posługiwania się Oprogramowaniem BIP-AMM

Biuletyn Informacji Publicznej to urzędowy publikator teleinformatyczny, składający się z ujednoliconego systemu stron w sieci informatycznej. BIP został stworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej. Biuletyn zapewnia pełna zgodność z ustawą z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz 1198) oraz z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i administracji z dnia 17 maja 2002 roku w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

PODSTAWOWE INFORMACJE I POJĘCIA:

Szkielet strony – strona biuletynu zawiera elementy stałe takie jak:
– logo BIP – znajduję się w lewym górnym rogu strony, logo przekierowuje do głównej strony Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.gov.pl)
– logo podmiotu
– menu BIP – znajdujące się z lewej strony BIP, jest to wykaz grup tematycznych, menu może posiadać dowolna liczbę poziomów, po wybraniu interesującej nas grupy tematycznej otwiera się zawartość danej podstrony
– dane osoby redagującej stronę Biuletynu
– instrukcje obsługi biuletynu
– statystyki odwiedzin
– moduł wyszukujący

Serwis BIP podzielony jest na dwie części
– pierwsza cześć to główna strona Biuletynu na którą wprowadzane są wszelkie informacje, strona dostępna jest dla wszystkich internatów
– druga części to moduł administracyjny Biuletynu do którego dostęp maja tylko upoważnione osoby na podstawie hasła i loginu

Kategoria – pozycja w menu, pozwala na szybki dostęp do szukanych informacji posegregowanych tematycznie w odpowiednich kategoriach

Publikacja – treść informacji wprowadzonej do Biuletynu Informacji Publicznej, wszelkie informacje mogą być wprowadzane tylko i wyłącznie przez osoby które posiadają identyfikator i hasło do systemu.
Dostęp do modyfikacji i publikowania nowych elementów BIP przysługuje tylko upoważnionym użytkownikom; każda publikacja może być wyświetlana w wielu wybranych miejscach bez konieczności kopiowania.
Każda publikacja posiada stopkę redakcyjną z wymaganymi przez ustawę informacjami.:
– podmiot udostępniający informacje
– osoba odpowiedzialna za treść informacji
– osoba, która wprowadzała dane
– data wytworzenia publikacji
– data udostępnienia informacji w BIP
– data ostatniej aktualizacji
– rejestr zmian w BIP
– statystyki za dowolny interesujący nas okres

Akceptacja publikacji – zgoda upoważnionej osoby na wyświetlenie publikacji na głównej stronie BIP.

Dokument – plik w dowolnym formacie z danymi, stanowiący uzupełnienie publikacji.

Obrazek – plik graficzny mogący stanowić fragment publikacji.

Rejestr wejść – wykaz logowań do systemu, rejestrowane są zarówno autoryzowane jak i próby nieautoryzowanych wejść.

Numer ID – liczba pozwalająca jednoznacznie zidentyfikować kategorię bez potrzeby podawania jej pełnej nazwy.

Rejestr Zmian – odnotowywanie wszelkich zmian w treści publikacji udostępnianych w Biuletynie oraz w kategoriach. Zmiany odnotowywane są tylko w publikacjach zaakceptowanych. Wszelkie zmiany takie jak: dodawanie, modyfikowanie, usuwanie, przywracanie oraz dodawanie załączników są rejestrowane. Osoba wprowadzająca zmianę dodaje krótki opis wykonywanej zmiany (komentarz do zmiany) Redaktor ma możliwość dodania dowolnie długiego komentarza, może to uczynić w momencie wprowadzania zmiany lub w dowolnie innym momencie.
Rejestr zmian jest widoczny zarówno w module administracyjnym jak i na głównej stronie BIP. Rejestr zawiera takie informacje jak: datę i godzinę zmiany, dane osoby wykonującej zmianę, kategorię w jakiej zmiana była wykonywana, publikację w jakiej zmiana była wykonywana, operację jaka była wykonywana na danej publikacji oraz komentarz do tej zmiany.


Archiwizowanie publikacji – daje możliwość dostępu do poprzedniej wersji danej publikacji. Istnieje możliwość podglądu, przywrócenia oraz usunięcia archiwalnej wersji publikacji. Każda wersja publikacji może zostać zapisana, przechowana i w każdym momencie jest do niej pełen dostęp.

Modyfikacja wyglądu BIP – istnieje możliwość konfiguracji wyglądu zarówno głównej strony Biuletynu jak i modułu administracyjnego według własnego upodobania. Wystarczy w odpowiednich polach edycji arkuszy styli wpisać preferowane przez nas wartości dotyczące kolorów, rozmiaru i wyglądu tekstu

Edytor tekstu publikacji – tekst dowolnej publikacji możemy edytować w trybie wysiwyg (what you see is what you get). Za pomocą dostępnych narzędzi możemy między innymi: ustawić wielkość tekstu, wybrać czcionkę, pogrubić, pochylić i podkreślić tekst, wypunktować interesujące nas rzeczy czy tez zaznaczyć na inny kolor. Osoba nie znająca języka HTML ma możliwość za pomocą wymienionych narzędzi sformatować publikacje natomiast dla bardziej zaawansowanych użytkowników możliwe jest również tworzenie przy użyciu HTML.

Statystyki - na głównej stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz w module administracyjnym dostępne są zagregowane statystyki odwiedzin BIP oraz statystyki w rozbiciu na poszczególne pozycje menu. Istnieje możliwość wyboru okresu, który nas interesuje, przedziału czasowego w którym maja być sumowane wizyty oraz liczby kategorii z największa oglądalnością


Instrukcja obsługi biuletynu

1. Kategorie – wybierając link “kategorie” pojawia się następująca strona pozwalająca na dodawanie nowych pozycji do menu, edycje istniejących kategorii oraz usuwanie starych kategorii.

a) nowa kategoria w menu
– nazwa kategorii – nazwa kategorii jaka będzie widniała w biuletynie
– pozycja – kolejność wyświetlania dodawanych pozycji w menu według wcześniej ustalonej hierarchii, wpisujemy numer nadający kolejność pozycji
– Kategoria nadrzędna – identyfikator - numer ID kategorii nadrzędnej, wpisujemy numer kategorii do której dodawana pozycja ma być podpięta, jeśli dodawana kategoria ma być kategorią nadrzędną to pole pozostawiamy puste
– kategoria nadrzędna – podgląd - wyświetla nazwę kategorii do której dodawana kategoria ma być podpięta (pole to wypełnia się automatycznie)
– kategoria widoczna – ustawianie widoczności lub braku widoczności kategorii na głównej stronie BIP
– kategoria jako hiperłącze – ustawienie kategorii jako hiperłącze powoduje, że dana kategoria może zawierać teksty publikacji, w innym przypadku jest tylko zbiorem podkategorii.

b) istniejące kategorie: dostępne informacje w liście istniejących kategorii to: numer ID przypisany do danej kategorii, ilość publikacji przypisanych do kategorii, informacja przy ilości publikacji treści “grupa” oznacza, że dana kategoria jest kategorią główną nie zawierającą żadnych publikacji a jedynie zbiór kategorii.

edycja – wybierając dana kategorię możemy edytować takie dane jak: nazwa kategorii, pozycje w której kategoria będzie wyświetlana, kategorię nadrzędna do której jest dana kategoria dopisana, widoczność kategorii, dostępność kategorii jako hiperłącze

c) usuwanie kategorii – zaznaczając okienko obok wybranej kategorii i klikając “usuń zaznaczone” usuwamy wybrane kategorie. Nie ma możliwości usuwania kategorii, które zawierają publikacje (możliwe jest to dopiero po wcześniejszym usunięciu publikacji dodanej do usuwanej kategorii) oraz kategorii, które zawierają podkategorie (możliwe jest to również dopiero po usunięciu wszystkich podkategorii przypisanych do usuwanej kategorii). Istnieje możliwość usunięcia kilku kategorii naraz

2. Publikacje – wybierając link “publikacje” pojawia się następująca strona pozwalająca na dodawanie nowych publikacji, edycje istniejących, wgląd do archiwalnych wersji, określenie pozycji w hierarchii menu BIP (miejsca w strukturze menu gdzie publikacja ma być widoczna), wgląd w zmiany wykonywane w publikacji.
Dostępna jest wyszukiwarka publikacji. Publikacje znajdujemy poprzez wpisanie słowa i wybraniu czy przeszukiwanie ma odbywać się po tytule publikacji czy treści. Do dyspozycji mamy też wybór ilości dostępnych na stronie publikacji oraz sortowanie według różnych kategorii (tytułu, daty utworzenia, daty modyfikacji).

a) dodaj nową publikację – aby dodać nową publikacje musimy uzupełnić obowiązkowe pola:
– pole z tytułem publikacji,
– pole z numerem ID. Każda kategoria ma przyporządkowany numer ID. Aby wybrać kategorię klikamy na przycisk : ”lista kategorii” i pojawia nam się nowe okno z dostępnymi kategoriami spośród których wybieramy interesująca nas kategorię
– tekst publikacji - tekst publikacji możemy w dowolny sposób modyfikować za pomocą dostępnych narzędzi.
– Dane osoby wprowadzającej informacje
Po wpisaniu tekstu publikacji i odpowiedniej jego edycji klikamy “zapisz zmiany”. Następnie do każdej publikacji możemy dodać informacje uzupełniające:
– pole z numerem, który umieści publikacje na odpowiednim miejscu pośród innych.
– komentarz do rejestru zmian
– zgodę lub jej brak na zapisanie publikacji nie uwzględniającej zmiany w archiwum
– obrazek – po wybraniu podglądu listy obrazków pojawia się nowe okno gdzie możemy pobrać adres obrazka i wkleić go do publikacji
– załącznik w postaci dokumentu (dodanie lub usunięcie). Dodając nowy załącznik wybieramy jedną z dwóch możliwości: wczytujemy już wcześniej wysłany dokument wybierając go z listy rozwijanej lub wczytujemy nowy dokument.


b) edycja publikacji :

Lista z dodanymi publikacjami udostępnia nam takie informacje jak:
* liczba porządkowa publikacji,
* data i godzina utworzenia modyfikacji,
* data i godzina modyfikacji modyfikacji
* narzędzia:

* a)zmiany – rejestr zmian w treści publikacji na stronie BIP – dostępne informacje to: data i godzina wykonywanej zmiany, użytkownik wykonujący zmianę, kategoria w jakiej zmiana była wykonywana, publikacja w jakie zmiana była wykonywana, opis operacji wykonywanej na publikacji oraz wprowadzony komentarz do wykonywanych zmian.
* b) archiwum – dostęp do archiwalnych wersji publikacji z data jej utworzenia i z możliwością podglądu, przywrócenia oraz usunięcia archiwalnej wersji publikacji.
* c) kategorie – możliwość udostępnienia publikacji w wybranych kategoriach, w kolumnie opisanej “podepnij” zaznaczamy kategorie w których chcemy aby dana publikacja była widoczna

* możliwość usunięcia kategorii poprzez zaznaczenie odpowiedniego okienka i kliknięcia “usuń zaznaczone” przez uprawnionego użytkownika

Po kliknięciu na tytuł publikacji mamy możliwość modyfikacji tekstu publikacji przy użyciu dostępnych narzędzi. Po zakończeniu klikamy “zapisz zmiany”.
Następnie wyrażamy zgodę lub sprzeciw na udostępnienie publikacji w wersji nie uwzględniającej zmiany w archiwum. Jeżeli publikacja jest zatwierdzona do wyświetlania to jako informacje uzupełniające mamy możliwość wpisania komentarzu do rejestru zmian. Edytując publikację możemy również dodać załączniki lub usunąć wcześniej dodane. Dodając nowy załącznik wybieramy jedna z dwóch możliwości: wczytujemy już wcześniej wysłany dokument wybierając go z listy rozwijanej lub wczytujemy nowy dokument.

3. Weryfikacja – dostęp do tej opcji możliwy jest tylko przez upoważnione osoby. Wybierając link “weryfikacja” pojawia się panel do zatwierdzania publikacji i udostępnienia jej na stronie BIP.

Pierwsza część to wyszukiwarka pozwalająca na wyszukiwanie publikacji po wpisaniu słowa i wybraniu obszaru poszukiwań: treści publikacji, tematu publikacji. Dostępne sortowanie publikacji pozwala na ustawienie publikacji w kolejności po tytule. Do dyspozycji jest również narzędzie umożliwiającej wyświetlenie żądanej liczby publikacji na jednej stronie.

Tabela z listą publikacji pokazuje nam:
– numer porządkowy publikacji,
– tytuł publikacji,
– datę i godzinę jej utworzenia oraz ostatniej modyfikacji
– autora publikacji,
– podgląd publikacji: klikając na link “zobacz” pokazuje nam się następujące okno:

Do dyspozycji mamy:
informacje:
zmiany – wszelkie zmiany jakie były wykonywane w danej publikacji
statystyki - statystyki wejść na daną publikacje , statystyki dostępne są w okresach dziennych, tygodniowych, miesięcznych i rocznych
góra – przejście na górę strony

– akceptacja – akceptując daną publikacje powodujemy wyświetlenie jej na głównej stronie biuletynu

4. Dokumenty – wybierając link dokumenty pojawia się lista dokumentów zapisanych w systemie.

Zarządzanie dokumentami:

- nowy dokument – dodajemy nowy dokument poprzez wpisanie w okienku “opis” nazwy dokumentu, wybrania pliku, który chcemy dodać i kliknięciu “dodaj dokument

- lista wysłanych dokumentów. Dostępne informacje to:
a) liczba porządkowa dokumentu
b) opis dokumentu – klikając na opis dokumentu mamy możliwość jego edycji : zmianę nazwy dokumentu lub zastąpienie go nowym plikiem
c) plik – możliwość wglądu w wysłany plik
e)data i godzina wysłania dokumentu
f)data i godzina modyfikowania dokumentu
g)usuniecie pliku – aby usunąć plik zaznaczamy okienko obok wybranego pliku i klikamy “usuń zaznaczone”

5. Obrazki - wybierając link “obrazki” pojawia się nam lista plików graficznych zapisanych w systemie.

Zarządzanie plikami graficznymi

– nowy obrazek – dodajemy nowy obrazek poprzez wpisanie w okienku nazwy obrazka, wybrania pliku, który chcemy dodać i kliknięciu “dodaj obrazek”

- lista wysłanych obrazków. Dostępne informacje to:
a)liczba porządkowa obrazka
b)opis obrazka - klikając na opis obrazka mamy możliwość jego edycji: zmianę nazwy obrazka lub zastąpienie go nowym plikiem
c) plik – możliwość wglądu w wysłany plik
d) data i godzina wysłania obrazka
e) data i modyfikacja obrazka
f) usunięcie obrazka - aby usunąć obrazek zaznaczamy okienko obok wybranego pliku i klikamy “usuń zaznaczone”. Nie ma możliwości usunięcia tych obrazków, które są wykorzystane jako załącznik.

6. Rejestr zmian – dzięki rejestrowi zmian mamy wgląd do wszystkich zmian jakie były wykonywanie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. Klikając na rejestr zmian pojawia się nam strona z wszystkimi operacjami wykonywanymi na stronie BIP

Dostępne dane to:
a) liczba porządkowa
b) data i godzina wykonywanej zmiany
c) użytkownik wykonujący zmianę
d) Kategoria – kategoria w której zmiana była wykonana
e) Publikacja – publikacja w której zmiana była dokonana
f) operacja – opis wykonanej zmiany
g) komentarz- komentarz osoby wykonującej do wprowadzonej zmiany

7. Rejestr wejść – dzięki rejestrowi wejść mamy wgląd we wszystkie wejścia do modułu administracyjnego biuletynu.
Klikając na rejestr wejść pojawia się nam strona z listą wszystkich wejść do Biuletynu.

Dostępne dane to:
a) liczba porządkowa
b) użytkownik wykonujący zmianę
c) data i godzina wykonywanej zmiany
d) Adres IP z którego zmiana była wykonywana
e) Host z którego zmiana była wykonywana

Rejestrowane są zarówno autoryzowane jak i próby nieautoryzowanych wejść

8. Statystyki – wybierając link “statystyki” pojawia się nam strona z dostępnymi statystykami oglądalności Biuletynu Informacji Publicznej. Mamy możliwości wyboru statystyk zbiorczych i statystyk poszczególnych kategorii.
Wybierając link “ wykres zbiorczy” pokazują nam się zbiorcze statystyki wszystkich kategorii menu wyświetlane według:
* wybranego przez nas okresu czasu
* przedziału czasowego według którego agregowane są dane(dzień, tydzień, miesiąc, rok) w jakim mają być sumowane wizyty
* liczby kategorii menu z największą oglądalnością

Wybierając link do konkretnej kategorii pokazują nam się statystyki wybranej kategorii gdzie do wyboru mamy:
* okres czasu za który chcemy zobaczyć statystyki
* przedział czasowy według którego agregowane są dane ( dzień, tydzień, miesiąc, rok)

10. Konfiguracja – konfiguracja wyglądu BIP – wybierając link “konfiguracja” mamy możliwość modyfikacji wyglądu biuletynu. Z listy rozwijalnej możemy wybrać:

-arkusze styli – pojawia się nam strona z dostępnymi, stworzonymi arkuszami. Każdy arkusz możemy w dowolny sposób modyfikować. Po wejściu w edycje pojawia nam się okno do edycji wyglądu poszczególnych tabel. Aby uzyskać pożądane kolory w odpowiednich miejscach wpisujemy liczby w standardzie RBG. W polu "rozmiar tekstu" wpisujemy odpowiednia liczbę określająca wielkość tekstu (od 6 do 96). W polu "formatowanie tekstu" z listy rozwijalnej wybieramy interesujący nas format tekstu.
Aby stworzyć własny Arkusz Styli wybieramy link " dodaj nowy arkusz" i pojawia się nam następująca strona

Aby uzyskać pożądane kolory w odpowiednich miejscach wpisujemy liczby w standardzie RBG. Wszystkie wprowadzone zmiany potwierdzamy klikając w przycisk "zapisz "

-ustawienia – ustawienia biuletynu informacji publicznej - mamy możliwość ustawienia parametrów parametrów wyświetlanych na stronie głównej:
* tytuł strony
* adres strony
* nazwa podmiotu
Dane administratora BIP
* imię i nazwisko
* adres e-mail
* adres strony www
Wygląd BIP
* wybór arkusza styli z listy rozwijalnej

12.Użytkownicy - zarządzanie użytkownikami – wybierając link użytkownicy pojawia się nam następująca strona z listą dotychczasowych użytkowników mających dostęp do modułu adminstracyjnego

Dostępne informacje to:
a) liczba porządkowa
b) nazwa użytkownika
c) login użytkownika
d) informacja na temat blokady konta
e) narzędzia:

-dane osobowe: edycja danych osobowych użytkownika : imię, nazwisko, login, hasło (wpisane dwukrotnie w celu uniknięcia pomyłki), adres e-mail, typ użytkownika: redaktor – prawo tylko do dodawania publikacji, administrator – pełne uprawnienia, blokada konta

-uprawnienia – możliwość przyznania praw dla danego użytkownika:

nieograniczone – pełne prawa do zakładania nowych kategorii, pełne prawa do dodawania i modyfikacji publikacji we wszystkich kategoriach

ograniczone – ograniczone prawo do zakładania nowych kategorii (na przykład tylko w obrębie wybranych kategorii), ograniczone prawa do dodawania lub modyfikacji publikacji (na przykład w obrębie wybranych kategorii)

* prawo do zakładania nowych kategorii : nieograniczone – zaznaczamy okienko, w obrębie przyznanych kategorii – zaznaczamy okienko i kategorie dla których chcemy przyznać dostęp , brak dostępu – zaznaczamy okienko

* prawo do tworzenia nowych publikacji: nieograniczone – zaznaczamy okienko, w obrębie przyznanych kategorii – zaznaczamy okienko i kategorie dla których chcemy przyznać dostęp , brak dostępu – zaznaczamy okienko
wszystkie zmiany potwierdzamy klikając “ przyznaj dostęp”

* prawo do zatwierdzania publikacji – wyrażamy zgodę lub jej brak na zatwierdzanie tekstów do publikacji przez użytkownika

Nowy użytkownik – aby dodać nowego użytkownika klikamy na link “ nowy użytkownik” i uzupełniamy wszystkie potrzebne dane:

a) imię
b) nazwisko
c) login
d) hasło – wpisujemy dwukrotnie w celu uniknięcia pomyłki
e) typ użytkownika:

– redaktor - prawo tylko do dodawania i modyfikacji publikacji,
– administrator – pełne prawo do administracji Biuletynem Informacji Publicznej